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如何應用物流信息技術
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如何應用物流信息技術
 本部分介紹一下,物流信息系統組成,物流信息系統的功能及作用,運用物流信
息的技術,還有物流企業如何應用物流信抗議息系統。
(一)物流信息系統的組成
物流企業關注的物流信息系統包括:“貨物運輸信息管理系統”、“配送中心信息管
理”、“倉儲物流管理系統”、“供應鏈管理系統”和“客戶關系管理系統”。這些系統
又根據不同企業的業務應用有所側重。
1.配送中心倉儲管理系統
使用倉儲管理系統(WMS)管理倉庫的收發、分揀、擺放、補貨、過庫等等,同
時WMS可以進行庫存分析、與財務系統集成。更加先進的WMS還能幫助企業實現
“逆向物流”(返修、回收等),并適應企業產品“推遲”策略對配送中心的管理需求。
2.運輸與發貨管理系統
使用運輸管理系統(TMS)優化運輸模式組合,如空運、陸運或水運等,尋求最
佳的運輸路線。TMS還可實現在途物品的跟蹤,并在必要時調整運輸模式,實現車隊
管理、運輸計劃、調度與跟蹤、與運輸商的電子數據交換(信息集成)等。
3.供應鏈管理系統
通過建立物流信息系統,達到全局庫存、訂單和運輸狀態的共享和可見性,以降
低供應鏈中的需求訂單信息畸變現象。企業在采用3PL時,在保證信息安全的前提下,
也要同3PL服務企業建立起信息共享的信息平臺。
4.客戶關系管理系統
即采用最優化理論,將企業物流上的各個環節綜合考慮,制定全局優化的物流策
略或物流執行指令。
二)物流信息系統的功能
物流的不同層次運作通過信息流緊密地結合起來,在物流系統中,存在對物流信
息進行采集、傳輸、存儲、處理、顯示和分析等各環節,因而又體現了不同的系統功
能。
1.市場交易活動功能
交易活動主要記錄接貨內容,安排儲存任務,作業程序選擇,制定價格及相關人
員查詢等。物流信息的交易作用就是記錄物流活動的基本內容。主要特征是:程序化、
規范化交互式,強調整個信息系統的效率性和集成性。
2.業務控制功能
物流服務的水平和質量以及現有管理個體和資源的管理,要有信息系統做相關的
控制,應該建立完善的考核指標體系來對作業計劃和績效進行評價和鑒別,這里強調
了信息系統作為控制工作和加強控制力度的作用。
3.工作協調功能
在物流運作中,加強信息的集成與流通,有利于工作的時效性,提高工作的質量
與效率,減少勞動強度系數。這里,物流信息系統也能發揮重要作用。
4.支持決策和戰略功能
物流信息管理幫助工作人員和管理層進行活動的評估和成本一收益分析,從而更
好地進行決策。強調物流信息管理系統支持決策和戰略定位作用。
(三)物流信息系統的作用
現代物流涉及社會經濟活動的各個層面,包括原材料供應商、生產制造商、批發
商、零售商及最終消費者。提高現代物流的效率與效益,最關鍵的環節是實現物流管
理的信息化,即在流通領域的所有環節全部實現信息化管理,借助現代通信、互聯網
和信息處理等技術,使物流信息資源達到高度的實時共享和一體化,消除了長期困擾
物流管理的時空障礙問題。
物流系統是由運輸、儲存、包裝、裝卸、搬運、加工、配送等多個作業環節(或
稱為物流功能)構成的,這些環節相互聯系形成物流系統整體。在物流信息化之前,
即使從觀念上考慮了系統整體優化,但由于信息管理手段落后,信息傳遞速度慢、準
確性差,而且缺乏共享性,使得各功能之間的銜接不協調或相互脫節。解決這些矛盾,
需要利用現代信息技術對上述物流環節進行功能整合,聯合運輸、共同配送、延遲物
流、加工一配送一體化等都是整合物流功能的有效形式。
1.信息化使供應鏈各環節之間協調運行
物流信息化通過物流信息網絡,使物流各環節上的成員能實現信息的實時共享。
處在銷售終端的零售商直接面對消費者,他們充分了解消費者的需求,能詳盡地記錄
客戶的信息,制造商與分銷商借助物流信息網絡,幾乎可以同時共享零售商所獲取的
市場信息以及零售商的經營狀況,從而迅速調整各自的生產和運營計劃:同樣,物流
信息網絡也使制造商的產品調整和銷售政策能及時被其他物流成員了解,也有利于它
們及時調整經營策略。在這種物流信息實時反應的網絡條件下,物流各環節成員能夠
相互支持,互相配合,以適應激烈競爭的市場環境。
2.信息化改善了物流系統的時空效應
物流信息化通過快速、準確地傳遞物流信息,使生產廠商和物流提供商能隨時掌
握商品需求者的需求狀況,生產廠商實行準時制(Jus In Time )生產,物流提供商實行
準時制(Just In NTime )配送,將生產地和流通過程中的庫存減少到最低程度。供應商
與生產廠商或消費者之間的距離被拉近,甚至達到“零庫存”或“零距離”,由此降低
物流費用。時間效應和空間效應是物流系統的兩個主要功能。時間效應指通過商品庫
存消除商品生產與消耗在時間上的矛盾,使生產與消耗在時間上達到一致:空間效應
指通過運輸、配送等活動消除商品生產與消耗在空間位置上的矛盾,達到生產與消耗
位置空間上的一致。
3.信息化提高了物流系統的快速反應能力
現代生產系統是以訂單為依據,即采用定制化生產方式,以滿足消費者的個性化
需求。而且,滿足消費者的個性化需求必須快速反應,這既是消費者的要求,也是生
產者降低成本、形成競爭優勢的需要。生產系統的快速反應必然要求物流系統與之匹
配,即也要快速反應,只有物流信息化才能幫助生產系統和物流系統在時空上實現快
速反應。
(四)物流信息系統的應用原則
1.信息輸入的及時準確性
物流信息系統的信息必須具有容易、持續輸入的特點,這包括兩個層面的含義,
一是信息的存入,物流信息系統必須能夠完全、快速、準確地將物流環節發生的信息
輸入信息系統,保證第一時間提供最新的信息:二是信息系統應能夠向信息需求者提
供簡易、快捷的獲取方式,而不受時空的限制。
物流信息必須及時地提供快速的物流信息,及時性要求一種活動發生時與該活動
在信息系統內可見時的時間耽擱應盡可能的少。系統必須及時地更新系統內的信息,
更新的時間間隔越長,信息系統所報告的與實際情形的偏差就越大,對物流過程和其
他活動過程的危害也就越大。
2.信息的精確性
物流信息必須準確地反映物流服務活動,以衡量物流服務水平。信息精確性的含
義既包含了信息的準確性,同時又包含了信息系統上所顯示的物流服務活動的一致性。
信息越是準確,企業不確定性物流運作情況就越少,物流企業的物流服務質量越有保
障。
3.處理異常情況的能動性和主動性
物流信息系統須能處理異常情況,依托系統來突出問題和機會。管理者通過信息
系統能夠集中精力關注最重要的問題,促使管理者作出相應的決策。
4.信息系統的靈活性
物流信息系統具有高度的靈活性,以滿足運作和顧客的需求。因為顧客的廣泛性
和需求的多樣性,他們對信息的需求也不盡相同,企業物流信息系統必須有能力提供
能迎合特定顧客需要的數據。
5.系統界面的易操作性
物流信息系統界面對于企業必須是友善和易于操作的,這一方面是為了在進行物
流服務時便于使用操作,同時也可提升工作效率。適當的系統界面要求提供的操作要
有正確的結構和順序,能有效地進行物流運作。
(五)“適用、夠用、好用”
目前,我國物流業整體水平不高,大部分操作流程不規范,信息化程度低。所有
的物流企業利用信息系統降低成本、提高服務質量的目標卻是共同的。在企業進行物
流信息化時要堅持適用、夠用、好用的原則。
1.適用
如何合理地、綜合地利用這些技術來為某個特定的物流企業提供服務呢?應用的
技術既不是越先進越好,也不能單純地因為新技術的高投入而止步不前,要視企業的
現在需求和未來發展而定,更要綜合考慮競爭態勢、投入產出比等各種因素。
適用就是最好的。要根據物流企業的實際需要選擇建立物流信息系統。實際上每
個企業要根據自己的管理特點,且經過多年運行的考驗,有自己的獨到之處。信息系
統就像一臺先進的機器,有其一定的使用范圍,每個企業都有自己的特點和需要解決
的實際情況選擇軟件、確定實施目標和步驟。
信息系統并不是包羅萬象、無所不能,也不是應用信息系統后,企業的所有問題
都能迎刃而解。如果抱有這種認識,會出現企業一開始積極性很高,選擇軟件也往往
是一味注重軟件提供商的名氣;功能上片面地追求全面,企業按照軟件設置的管理模
式、業務流程運作,而全然不顧自身切實的業務需要的現象。
2.夠用
企業是趨利性組織,追逐經濟利益是其活動的最終目的,所以每一次投入它都會
考慮產出,所以在系統的投入中也要做到最小投入,最大收益。同時,系統投入運行
后,必須保持較低的運行維護費用,減少不必要的管理費用。
物流信息化不可能也不必要一次到位,太落后和太超前都不可取,夠用就行了。
3.好用
系統在正常情況下是可靠運行的,實際就是要求系統的準確性和穩定性。一個可
靠的物流管理系統要能在正常情況下,達到系統設計的預期精度要求,不管輸入的數
據多么復雜,只要是在系統設計要求的范圍內,都能輸出可靠結果。
非正常情況下的可靠性,就是指系統的靈活性。指系統在軟、硬件環境發生故障
的情況下仍能部分使用和運行,一個優秀的物流系統也是一個靈活的系統,在設計時
就必須針對一些緊急情況作出應對措施。
沒有經過較長時期實踐使用的物流信息系統,并不能確定是否好用,一些物流信
息系統提供商熱衷于推出新概念或者“花里胡哨”的功能,比較容易迷惑企業,對這
些東西應該保持冷靜。什么是好用,我們知道微軟公司開發的操作系統每1~2年就推
出一個新版本,然而從Windows 98、Windows 2000、Windows Me 到Windows XP ,雖然功
能和界面花樣翻新,但經過大量實踐,人們普遍認為1998年推出的Window s 98最好
用,而并不是最新的就好用,這就是物流信息系統好用的含義。
(六)“以我為主”
對于物流軟件提供商來說,一是要“拿來主義”,積極吸納國外先進的管理理念和
物流管理實踐經驗,消化應用在軟件開發當中。二是要“練好內功”,就是要深入實
踐,自己首先要成為物流管理領域的專家,這樣才能開發出具有前瞻性又符合客戶實
際需求的優秀管理軟件。
開發物流信息系統有一定的生命周期,現有的軟件系統可能需要改造、升級時,
從保護投資和節省投資等方面去看,由最初的軟件開發商來提供這種服務自然也是首
選。對于已經開發好并投入到實際生產運營的物流信息系統來說,服務工作尤為重要,
因為物流企業的每一個管理崗位和實際的現場作業崗位都要和這套系統進行人機交換,
一旦系統由于種種原因出錯或者癱瘓都需要相關技術人員及時進行維護處理。
另外,當企業的物流軟件系統開始運行以后,隨著企業的發展和信息技術與平臺
軟硬件設備本身的發展變化,企業的物流作業總量急驟膨脹,或者由于新型業務的開
展原有系統沒有對應的軟件功能模塊時,造成對已有系統的升級或者是改造迫在眉睫。
如此這些問題,完全依賴軟件開發企業顯然是不行的,物流企業無論是在物流信
息系統的設計、開發、應用,還是在維護、升級、擴展等方面,都不能完全依靠軟件
開發企業,而應該注意培育自己的信息系統技術人員,在物流信息化過程中,應始終
掌握物流信息系統開發應用的主動權,把握住一切為應用而開發的原則,這樣才可以
擺脫軟件開發商片面強調技術因素,靠技術要挾的被動局面。
因為企業的每一個物流作業環節都將被物流信息系統貫穿始終,每個環節都會在
使用的過程中因為使用人員的能力水平或者是軟件系統設計開發的缺陷而出現意外,
要么計算結果有錯誤、數據傳輸有問題或者是莫明其妙地無法執行正常的邏輯流程,
..
諸如此類的問題都需要有技術人員對企業的作業人員進行軟件操作培訓和系統維護等
培訓。
(七)CIO的地位和作用
以目前在物流企業的發展趨勢,CO(企業信息總監)已從技術支持型提升到管理
決策型。作為CIO對物流企業的業務要有全面深入的了解,同時必須具備豐富的技術
知識和接收新技術的能力,懂得如何將最合適的技術運用于本企業,能夠合理安排技
術投資的優先次序。作為管理者,需要具備出色的分析和組織能力、溝通和協調能力,
能夠整合企業各職能部門的主要信息資源,建立企業信息運作架構,還要有規劃、執
行與管理長期計劃的能力,這樣的CIO才有可能提升為物流企業最高決策層的成員,
CIO的職責也從一個技術部門的業務范圍的微觀管理,進入到物流企業宏觀規劃的層
面。
由于物流信息化工作具有較強的技術性和專業性,因而企業進行物流信息化建設
的領導應具有較高的素質,具體包括良好的計算機相關專業的教育與實踐背景,較好
的管理與組織能力;同時他還要十分熟悉所在物流企業的業務流程、經營模式和發展
戰略,并且能夠對企業的經營發展需要什么樣的信息系統有正確、全面的認識。
傳統物流企業轉變為能提供集成化、客戶化、網絡化、信息比服務的物流企業的
過程,其信息技術的應用也是一個不斷更新和遞進的過程,隨著企業的發展,CIO也從
電腦部負責人、計算中心主任、信息技術部經理到信息總監,逐漸從后臺走向前臺,
更多地參與公司戰略規劃與設計,并成為企業管理層的重要一員。
(八)物流信息化存在的問題
1.技術不是決定因素
一套信息系統的建立必將涉及企業管理體制、管理模式、管理方法、管理思想、
管理機制、業務流程、組織機構、規章制度等多方面的創新。許多企業對此模糊不清,
有的企業“一把手”把信息系統建設的工作交由IT部門單獨完成,這就注定該企業的
信息系統建設不會取得成功因為應用信息系統的特點是“三分技術,七分管理,十
二分應用”,IT僅占了很小一部分
2.好高騖遠
信息化建設不切實際。一些生產或物流企業在談到信息化需求時,只是說看到別
人用手持式終端掃描商品速度極快,于是自己也想引進類似的信息系統:還有的企業
則把物流作業流程不加分類和整理,畫上幾張草圖就直接外包給軟件開發商負責系統
規劃和開發:更有一些企業在軟件開發商的游說下,一經鼓動,便倉促決策和立項。
像這樣對物流信息化的認識、對本企業信息化需求不明不白的個案比比皆是、不
一而足,這樣的開發立項工作經常會為最終信息化建設的失敗埋下伏筆。
3.缺乏系統性、全局性和整體性
脫離企業整體管理目標,片面在局部推行信息化,結果是同時應用了幾套互不相
關的小系統,形成“信息孤島”:另一種是片面強調信息系統的個性化,強調軟件要符
合企業現有的流程,忽略自身業務在應用信息系統后的持續改進。大多數企業往往采
用頭痛醫頭、腳痛醫腳的方法來處理企業的信息化需求,即片面地解決某一物流作業
環節或局部的問題,而不是從整個物流系統的角度來考慮解決問題的辦法,結果開發
出來的軟件模塊之間互不兼容,無法實現系統的統一和銜接。盡管從每個局部上看已
經有了軟件系統支持作業,在局部上也會促進物流作業自動化程度的提高,但是由于
各環節相互獨立,結果造成整個企業的物流網絡平臺和各節點間無法實現信息暢通,
信息化并沒有促進全局自動化程度的提高,使得信息化的作用也大打折扣。
要嚴格按照企業自身的需要合理地選擇系統平臺和應用邏輯的功能覆蓋,同時要
看到信息化建設的系統性、全局性和整體性。
4.缺乏對信息化持久性的認識
物流信息系統的開發是一項極為復雜的系統工程,一個能夠正常運轉的物流信息
系統一般都要經過若干年的反復的開發一運行一再開發一再運行的過程,同時隨著物
流企業的運作模式的不斷完善,物流信息系統也不斷成熟和完善,這就需要物流企業
在進行物流信息系統開發之前就應該對整個系統有一個宏觀和長期的規劃,認識到物
流信息系統的長期性、艱巨性和復雜性,企業決策者應該做好思想準備。
5.基本上處于基礎物流的操作層面
信息技術的應用大都在某一環節缺乏物流信息管理系統的整合。如條碼管理、
GPS、GIS、立體庫、呼叫中心等都在應用,但呈現出零亂和分散的局面。其中,信息
技術的應用又和企業自身的優勢緊密結合,如EMS的信息系統,側重信函與速遞業務
的服務;“中外運”的信息系統則是在國際貨運代理基礎上的跨部門業務整合:而“中
儲運”的信息系統,專注于打造數字倉庫為主等�？梢�,大多數物流企業都是在自己
傳統優勢業務的基礎上開展信息化建設。由此帶來的問題是,物流信息的標準如何在
物流的各個層面自由交換,使需要綜合物流服務的企業得到順暢的物流方案。目前,
種種原因使我國物流企業信息技術投入的資源浪費情況嚴重,由此造成信息交換斷層,
從而制約了整個物流產業競爭力的提升。有鑒于此,眾多物流企業積極呼吁國家出臺
規范的物流流程和信息化標準,推廣與世界物流標準接軌的應用軟件,以降低企業開
發軟件的投入成本,為物流企業對軟件的二次開發和設計奠定基礎。
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